Preboarding: Wie du neue Mitarbeitende schon vor dem ersten Arbeitstag richtig abholst

Preboarding bezeichnet die Phase zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. In dieser Zeit geht es darum, eine Beziehung aufzubauen, Vertrauen zu schaffen und die Vorfreude auf den neuen Job zu steigern. Ein durchdachtes Preboarding kann:

• Ein unterschriebener Vertrag ist noch kein inneres Ja: Die Entscheidung für einen neuen Job ist selten zu 100 % abgeschlossen, nur weil ein Vertrag unterschrieben ist. Preboarding ist unsere Chance, in diesem Zwischenraum präsent zu sein – nicht mit Lärm, sondern mit leiser, verlässlicher Klarheit. Damit aus einem Vielleicht ein echtes Ich freue mich auf den Start wird.
• Die Bindung beginnt vor dem ersten Arbeitstag: Beziehungen entstehen nicht erst im Büro. Wer neue Mitarbeitende erst am Tag 1 willkommen heisst, kommt oft zu spät. Echte Bindung entsteht in Momenten der Aufmerksamkeit – idealerweise schon vorher. Ein kurzes Update, eine persönliche Nachricht, ein gemeinsamer Kaffee mit dem zukünftigen Team: Das sind keine „nice to haves“, sondern echte Bindungsarbeit.
• Vorfreude ist ein unterschätzter Erfolgsfaktor: Wer sich auf etwas freut, kommt mit anderer Energie an. Deshalb lohnt es sich, die Zeit bis zum ersten Arbeitstag nicht einfach verstreichen zu lassen. Ein kleines Willkommenspaket, eine handgeschriebene Karte, ein persönliches „Wir freuen uns auf dich“ – das sind keine Marketingaktionen, sondern Signale der Wertschätzung.

1. Buddy-System 2.0: Mehr als nur ein Ansprechpartner

Das klassische Buddy-System ist vielen ein Begriff – aber oft bleibt es bei einem Kollegen, der irgendwann mal kurz Hallo sagt. Viel wirkungsvoller ist ein Buddy-Trio, das verschiedene Perspektiven bietet:

• Rollen-Buddy: Kümmert sich um fachliche Fragen, erklärt Tools und Prozesse, gibt Tipps aus dem Alltag.
• Kultur-Buddy: Ist der Brückenbauer zur Unternehmenskultur, erzählt von ungeschriebenen Regeln und Ritualen.
• Leadership-Buddy: Gibt Einblick in die Unternehmensstrategie und erklärt, warum der neue Mitarbeitende wichtig für den gemeinsamen Erfolg ist.

Dieses Trio vermittelt nicht nur Wissen, sondern baut echte Beziehungen auf – der Unterschied zwischen „nur ein Job“ und echter Begeisterung.

2. CEO-Video: Persönliche Begrüssung

Ein persönliches Willkommensvideo vom CEO ist mehr als ein nettes Gimmick – es ist ein kraftvolles Signal:

• Die Vision und Werte des Unternehmens werden lebendig.
• Die Führungskraft zeigt ihre menschliche Seite.
• Neue Mitarbeitende fühlen sich willkommen und spüren: „Hier zählt meine Rolle wirklich.“

Das Video sollte personalisiert sein – z.B. mit einer direkten Ansprache oder sogar mit einer Erwähnung des Namens des neuen Teammitglieds. Diese persönliche Note erhöht die emotionale Bindung enorm.

3. „Show and Tell“: Persönliche Geschichten teilen

Neue Mitarbeitende zu bitten, eine persönliche Geschichte oder ein Objekt zu teilen, ist eine einfache, aber wirkungsvolle Übung, um schnell Nähe zu schaffen:

• Ein Foto vom Lieblingsort oder der letzten Reise.
• Ein Hobby, das für Entspannung oder Leidenschaft steht.
• Eine Anekdote, die zeigt, was den Menschen hinter der Rolle ausmacht.

Diese Offenheit baut Vertrauen auf, fördert den Austausch und verwandelt das „Du bist neu hier“ in ein echtes „Wir kennen uns“.

4. Onboarding-Playlist: Musik verbindet

Musik ist mehr als nur Hintergrund – sie verbindet Menschen auf einer emotionalen Ebene. Statt trockener E-Mails kann eine gemeinsame Spotify-Playlist Wunder wirken. Neue Mitarbeitende dürfen ihre Lieblingssongs hinzufügen und so ihre Persönlichkeit vor dem ersten Arbeitstag zeigen:

• Jeder Song erzählt eine Geschichte und gibt Einblick in die Persönlichkeit des Mitarbeitenden.
• Die Playlist schafft Gesprächsstoff, ohne dass sich jemand gezwungen fühlt, Smalltalk zu machen.
• Gemeinsame Musik verbindet und sorgt schon vor dem ersten Tag für ein vertrautes Gefühl.

Die Playlist wird zum verbindenden Element, das Distanz überbrückt und Vertrautheit entstehen lässt. So entsteht schon vor dem Start ein gemeinsamer Takt – ganz ohne Worte.

5. Preboarding-Notiz der Führungskraft: „Was du von mir erwarten kannst“

Die Führungskraft schreibt dem neuen Mitarbeitenden vor dem Start eine kurze Nachricht mit dem Titel: „Was du von mir erwarten kannst – und was ich mir wünsche“. Darin teilt sie in ehrlicher, zugänglicher Sprache mit:

• Wie sie Führung versteht.
• Was ihr im Alltag wichtig ist.
• Welche Art von Zusammenarbeit sie schätzt.

Diese einseitige Vorleistung schafft psychologische Sicherheit – und macht es leichter, später auch über eigene Erwartungen zu sprechen. Es ist ein gute Möglichkeit, den neuen Mitarbeitenden frühzeitig wissen zu lassen, dass beim Onboarding ein ehrliches Gespräch über gegenseitige Erwartungen geplant ist. So entsteht Transparenz – und es wächst das Vertrauen, dass nicht nur Leistung zählt, sondern auch persönliche Perspektiven.

Preboarding ist kein administrativer Luxus, sondern ein strategisches Instrument, um Vertrauen, Bindung und Begeisterung zu schaffen – bevor der erste Arbeitstag überhaupt beginnt. Wer diesen Raum aktiv gestaltet, reduziert Absprünge, stärkt die Identifikation und sorgt dafür, dass der erste Arbeitstag nicht der Anfang ist, sondern die Fortsetzung einer guten Beziehung.

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